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认证业务

认证要求变更的条件和程序
 

1. 目的和适用范围

本文件按照CQM/SC-00-2014《质量手册》要求,规定了管理体系认证的扩大、缩小、暂停、恢复、注销和撤消、认证要求变更的条件和程序。

本文件适用于集团公司和各分支机构的项目管理人员岗位,部分内容适用与受理岗位和客户服务岗位。

2. 术语和定义

2.1法律地位文件

国家或地方规定,团体或个人从事某种活动应获得相关政府主管部门批准的文件。如营业执照、社团或事业单位设立批准书等。

2.2资质

国家或行业规定,团体或个人从事某种活动应具备的条件。如设计许可证、生产许可证、执业证书等。

2.3相关方

与组织的业绩或成就有直接或间接利益关系的个人或团体。如顾客、所有者、员工、供方、银行、工会、合作伙伴或社会。

2.5事故

造成死亡、疾病、伤害、损坏或其他损失的意外情况。

3. 职责

3.1 集团公司法人代表或授权人负责认证决定和处置的批准;

3.2 受理或审核管理部门负责提出认证决定和处置的申请。

3.3审核管理部门负责认证审核的实施。

3.4 集团公司审定部门负责认证的审定和颁发认证文件,办理有关暂停、扩大、缩小、撤销、恢复、注销、认证要求变更的手续。

3.5 集团公司审定部门负责向CNCACNASIQNet和各地方局通报信息。必要时负责向客户通报信息。

4.批准认证范围的条件和程序

4.1 批准认证资格的条件

批准认证的条件见各管理体系“认证实施方案”。

4.2 批准认证资格的程序

aCQM向申请认证组织提供认证有关信息的公开文件,申请认证组织已知悉并理解;

b)申请认证组织向CQM正式提交认证申请书和相关附件;

c)申请认证组织与CQM签署认证合同,并按照规定缴纳认证费用;

d)申请认证组织申请认证的管理体系文件经审查已覆盖申请认证范围,并符合认证标准/规范性文件;

e)申请认证组织申请认证的管理体系,经审核的审核符合认证标准/规范性文件和其他必要的附加要求。提出的不符合已经在商定的限期内采取纠正和纠正措施,并验证有效。审核组提出推荐认证的结论意见;

f)经审定部门审定,认为被认证组织在认证范围内已满足批准认证资格的条件,同意批准认证,集团公司法定代表人或授权人签发认证证书;

g )审核管理部门向被认证组织颁发认证证书,并授权使用认证标志。

5. 扩大认证范围的条件和程序

5.1扩大认证范围的分类

a)组织、固定现场增加、区域(EMS适用)扩大;

b)产品或服务类别增加;

c)产品形成主要过程增加,如产品设计、产品安装。

5.2 扩大认证范围的条件

扩大认证的条件见各管理体系“认证实施方案”。

5.3 扩大认证范围的程序

a)受理人员或客户服务人员向获证客户提供与扩大认证范围有关信息的公开文件,获证客户已知悉并理解;

b)获证客户向CQM正式提交扩大认证范围的申请书和相关附件;

c)需要时,获证客户与CQM补充签署或修订认证合同,并按照规定补充缴纳认证费用;

d)获证客户申请扩大认证范围所涉及的管理体系文件经审查已符合认证标准;

e)合同评审人员根据客户信息进行合同评审,对客户扩大的认证范围,按《管理体系技术领域分类表》进行技术领域判定。

f)项目管理人员根据扩项申请书及相关资料策划扩项审核活动,扩项审核可结合监督或再认证审核进行,也可单独进行。审核方案策划应按扩大后的认证范围进行项目策划,考虑审核组的专业能力

g)对扩大管理体系认证范围涉及固定现场增加、产品类别与原认证范围有较大差别的,且审核组对扩大的产品类别不熟悉的应考虑策划第一阶段进现场的审核;

h)获证客户申请扩大认证范围所涉及的管理体系,经审核组的现场审核,符合认证标准和其他必要的附加要求。在不符合报告中提出的不符合已经在商定的限期内采取纠正和纠正措施,并经审核组或委托人验证有效。审核组提出推荐扩大认证范围的结论意见。并附有获证客户盖章确认的认证范围信息确认单;

i)经审定,获证客户在申请扩大认证范围内已满足批准认证资格的条件,集团公司同意批准扩大认证范围,集团公司法定代表人或授权人签署换发认证证书或附件,但认证证书的注册号和有效期保持不变;

j)项目管理人员在向获证客户送交新认证证书时,应将原证书回收;

6. 缩小认证范围的条件和程序

6.1 缩小认证范围的分类

a)固定现场减少、区域或生产单元(EMS区域、NEMS核算范围、生产线)缩小;

b)产品类别减少;

c产品形成主要过程减少,如产品设计、产品安装;

d)多个组织认证减少组织数量的。

6.2 缩小认证范围的条件

缩小认证的条件见各管理体系“认证实施方案”。

6.3 缩小认证范围的程序

a)获证客户可以通过监督审核通知书回执、申请书或其他书面文件向CQM正式提交缩小认证范围的申请,或审核管理部门,或审核组提出缩小获证客户认证范围的建议,并提供理由和证据;

b)对在监督审核实施前已向CQM正式申请缩小产品类别认证范围的的,项目管理人员按《管理体系技术领域分类表》进行技术领域再判定;

c项目管理人员根据缩小后的认证范围进行项目策划,考虑审核组的专业能力及是否需要实施现场审核;

d)需要时,审核管理部门识别缩小认证范围后是否对仍保持认证范围内持续符合认证要求的影响。适当时,提出处理措施意见;

e)在审核后,审核组在认证结论中应明确缩小的认证范围,并附有组织盖章确认的认证范围信息确认单;

f)经审定,认为获证客户在申请缩小认证范围不会对仍保持的认证范围产生影响,同意批准缩小认证范围,集团法定代表人或授权人签署换发认证证书或附件,但认证证书的注册号和有效期保持不变;因管理体系不再符合规定要求而暂停或撤销的,办理通知的时间宜在一周内。

g)经审定部门确认的审定意见也可作为认证范围缩小的信息来源和理由,此时应取得获证客户的同意。

h)需要时,获证客户与CQM修订认证合同;

i)如果使用认证标志的授权有规定的认证范围的,审核管理部门向获证客户换发“使用认证证书的授权”;

j)项目管理人员在向获证客户送交新认证证书时,应将原证书回收;

7. 暂停认证资格的条件和程序

7.1 暂停认证资格的条件

暂停认证的条件见各管理体系“认证实施方案”。

7.2 暂停认证资格的程序

a)获证客户向审核管理部门提出暂停认证资格的申请;或审核管理部门关注获证组织的信息,及时沟通,需要办理暂停的项目填写《认证处置报批意见》,提出对获证客户暂停全部或部分认证范围内认证资格的建议,并提供理由和证据;或财务管理部门催交认证费用无效,提出暂停获证客户认证资格;

b)在做出暂停决定前,审核管理部门应与获证客户沟通,核实证据,就暂停理由进行说明和解释;

c)经审定部门审定,认为获证客户在认证范围内全部或部分不再持续满足认证要求,但仍然有可能在短期内纠正措施的,同意批准暂停全部或部分认证范围的认证资格,并确定暂停期限,集团法定代表人或授权人签署《认证处置决定通知书.

d)审核管理部门应将通知原件寄获证客户,明确表述后续措施的要求或提示。同时要求获证客户按照《认证证书和认证标志、认可标识使用规则》停止使用认证证书和认证标志;

e)集团公司审定部门调整相关的获证客户名录状态,并公告。对于产品认证客户,同时要求产品认证获证客户将暂停状态向现有的和潜在的所有相关采购方告知;

f)暂停期限宜与原因相适应,规定最长的期限为六个月;

g)审核管理部门应对暂停认证客户持续关注,并保持项目管理活动记录,以及时启动暂停恢复、撤销等后续活动。

8.恢复认证资格的条件和程序

8.1 恢复认证资格的条件

恢复认证的条件见各管理体系“认证实施方案”。

8.2 恢复认证资格的程序

a)在确定的认证资格暂停限期结束前,获证客户根据暂停原因,在规定期限内向CQM提出恢复认证资格的《恢复使用认证证书/标志的申请书》,并附相关纠正措施和有效性验证材料;

b)审核管理部门负责受理恢复申请,并针对认证资格暂停原因和获证客户采取的纠正措施及有效性验证材料,采取适当方式验证暂停认证资格的原因已经消除,如文件审查、现场核实、已实施监督审核等;对暂停期超过3个月的,宜适当增加监督审核人日数,以评价客户在暂停期内管理体系运行是否正常,如产品实现过程、不合格品控制、环境因素的控制、合规性、危险源控制、食品危害控制、内部审核和管理评审的有效性等。同时宜证实在暂停期内没有使用认证证书和认证标志;

c)对于仅未按照认证合同规定缴纳认证费用引起暂停的项目,当获证组织缴纳足额费用,并提出恢复申请后,由审核管理部门颁发《恢复使用认证证书和标志的通知》,并通知审定部门办理恢复手续,更新数据库;

d) 需要结合监督审核进行恢复的,应在审核任务书、计划的审核目的中明确暂停恢复的要求,在审核日程中安排确认暂停是否可恢复,暂停期间是否使用认证标志证书,记录相应审核发现,在审核报告中报告,做出是否可以恢复的结论,并向审定部门提交《恢复使用认证证书和认证标志的申请书》。经确认,可以恢复的,颁发《恢复使用认证证书和标志的通知》及《方圆标志认证确认证书》。

e) 对于不结合监督审核进行恢复的,需提交非例行监督的审核报告和《恢复使用认证证书和认证标志的申请书》,报集团公司审定部门,集团公司审定部门进行审定,审定通过后,颁发《恢复使用认证证书和标志的通知》。

f)不能在暂停截止期前恢复认证的,应根据情况办理继续暂停、注销或撤销认证资格的手续;

g) 审核管理部门应根据暂停的性质不同,留有足够的运作时间,在暂停截止期前完成各项活动;h) 集团公司审定部门调整相关的获证客户名录状态。

9. 注销认证资格的条件和程序

9.1 注销认证资格的条件

获证客户主动要求不再保持认证资格。

9.2 注销认证资格的程序

a)获证客户向审核管理部门提出注销认证资格的申请;

b)审核管理部门向集团公司审定部门提交《证书变更报批意见》;

c)集团法定代表人或授权人签发《注销认证证书通知书》;

d)审核管理部门负责收回注销的认证证书原件,集团公司审定部门调整获证客户名录状态,并公告;

10. 撤销认证资格的条件和程序

10.1 撤销认证资格的条件

撤销认证的条件见各管理体系“认证实施方案”。

10.2 撤销认证资格的程序

a)审核管理部门与获证客户沟通,并采用适当方式核实证据,依据确凿的信息填写《认证处置报批意见》,提出对获证客户撤销认证资格的建议,并提供理由和证据;

c)经审定部门审定,确认获证客户在认证范围内的管理体系不再满足认证要求,作出同意撤销认证资格的审定结论,集团法定代表人或授权人签发《撤销认证证书的通知》;

d)审核管理部门负责收回认证证书,送交《撤销认证证书的通知》,审定部门调整获证客户名录状态,并公告;

f)审核管理部门、审定部门应对撤销认证活动保持记录;

g)当消除撤销原因及影响后,组织才能重新认证方圆申请。

11 认证要求变更的条件和程序

11.1 认证要求变更的条件

a)获证组织保持认证资格有效。

b)认证要求变更应在规定的时间前完成。

c)申请认证要求变更的组织应提交《认证要求变更需求申请表》,提交按新的认证要求进行体系调整的证据。

d)组织的管理体系已满足新的认证要求,且已正常运行。

11.2 认证要求变更的程序

a在认证要求变更转换期结束前,获证客户向CQM提出提出认证要求变更申请;提出申请日期宜在转换期截止前至少90M

b)可通过对获证客户实施年度监督审核或再认证审核,或应获证客户要求安排的认证要求变更的专项审核,评审调整后的管理体系对认证要求的符合性、适宜性和有效性。

c)认证要求变更转换时,项目管理人员在按原相应类型审核(监督、再认证)核定的审核时间的基础上,现场审核人日数应适当增加。

d)专项认证转换审核的人日数可根据组织的性质、规模和管理体系的复杂程度,原则上不低于监督审核人日数。

e)经审核组确认获证客户的管理体系已符合认证要求变更的要求和其他必要的附加要求,不符合已经在商定的限期内采取纠正和纠正措施,并经验证有效。审核组提出推荐注册的结论意见;

f)经审定,认为获证客户已满足批准认证资格的条件,同意批准认证范围,集团法定代表人或授权人签署换发认证证书或附件,但认证证书的注册号和有效期保持不变;

 g)如果认证范围有使用认证标志的授权规定的,审核管理部门向获证客户换发“使用认证证书的授权”。

12. 支持性文件

管理体系认证实施方案

13. 记录

CQM/JL-SD-00-15《证书变更报批意见》

CQM/JL-SD-00-11《认证处置决定通知书》

CQM/JL-SL-00-4 《恢复使用认证证书和认证标志的申请书》

CQM/JL-SD-00-12《恢复使用认证证书和标志的通知》

CQM/JL-SD-00-13《撤销认证证书和标志的通知》

CQM/JL-SD-00-14《注销认证证书和标志的通知》